クリニックにとって、「予定していた患者様が来院されなかった」という状況は、収入減につながります。このため、このような状況を避けるために、クリニック側はさまざまな対策を取らなければなりません。
そのうちの一つとして、「通知システムの活用」が挙げられます。
クリニックにおける通知システムの基本概要
予約システムを導入しているクリニックにとって、「予定していた患者様がその時間に来なかったこと」は大きな痛手となります。そのためにスタッフを手配しているところもありますし、ワクチンなどの場合は1日程度しか保たないものもあります。
このため、体調不良や冠婚葬祭（特に葬儀）、天候不良などによって来院が難しくなったというケースは仕方のないところがありますが、「患者様が予約をしていたこと自体を忘れていた」といった状況による来院キャンセルは事前に対策をしておくべきです。
その対策として、「SMSによる通知」があります。
現在は初診時の問診票の電話番号欄には携帯電話の電話番号を書く患者様が圧倒的多数ですが、この携帯電話に、SMSで前日に
- 予約日
- 予約時間
- 必要な場合はクリニック名および受診する科
簡単な内容を連絡するのです。
SMS利用のメリットと料金
予約の前日通知は特に「診療予約のリマインダー」と呼ばれることがありますが、これをしておくだけで、「うっかりキャンセル」の確率を大きく下げることができます。
また、一般的なメールとは異なり、迷惑メールに振り分けられてしまうことがありません。現在はキャリアメール・PCメールを使う人も少なくなってきていますが、SMSでの通知の場合は比較的気づきやすいという利点もあります。
さらにSMSでの通知の場合、アプリなどのダウンロードが不要であるというメリットもあります。
ご高齢の方のなかにはアプリのダウンロードを煩雑と感じる人もいますし、「一定期間ログインしていないと勝手にログアウトさせられる。パスワードの再入力が面倒だし、パスワードを忘れてしまう」という人もいます。
しかしSMSならば、面倒な手続きなしで受信ができるため、忌避感を抱かれることもありません。
自動でSMSを送信できるようにしておくことで、スタッフの手間を減らすことができるのもメリットです。電話による連絡などを最小限にすることができるため、スタッフもより効率よく動けるようになります。
なお、新しいシステムなどを導入するときに問題になってくるのが「料金」ですが、SMSの場合はこれもほとんど変わりません。
SMSは送信文字数によって値段が異なりますが、たとえばdocomoでは1通3.3円（70文字まで）～33円（670文字まで）としています。
クリニックから出すSMSは、
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こんにちは、✕✕クリニックです。
来院予約のリマインドを行います。
2月27日（金）
15：00～
美容外科／二重整形のカウンセリング
以上、よろしくお願いいたします。当日はお気をつけてお越しください。
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程度の内容であるため、多くは15円以内に収まるでしょう（上記は93文字）。
通知システム利用の注意点
通知システムは非常にメリットの多いものであり、導入が求められるものですが、リスクもあります。そのうちの一つが、「通知過多によるブロック」です。
予約のリマインドくらいならば、うっとうしく思う患者様はほぼいませんが、「定期健診のおしらせ」「ほかのサービスの案内」などを頻繁に出していると、アカウントごとブロックされてしまう可能性があります。
また、クリニックはその性質上、高いプライバシー性が求められるものですが、SMSは暗号化されていません。
そのため、重要な情報や秘匿性の高い情報を送ることには不向きです。
通知システム、とりわけ予約リマインダーの利用は、クリニックにとって非常にメリットが大きいものです。使いどころを考えることでより便利になるため、積極的に導入を考えるべきでしょう。
株式会社メディカルコンサルティングでは、貴院の通知システムの整備やDX化の相談もお受けしています。「こういうことをしてみたい」「より分かりやすい通知方法を模索している」という先生方は、ぜひ弊社にご相談ください。
